Hjälpcentral

inkl. eRechnung, Projekte & Mobile App

Das Rechnungssystem von Bunkerhosting basiert auf Invoice Ninja und ermöglicht dir, Rechnungen, Angebote, Zahlungen und Projekte einfach zu verwalten. Alles erfolgt webbasiert oder über die mobile App, ohne technische Vorkenntnisse.

Anmeldung

1. Besuche die Plattform: https://<deine-Firma>.office4.de
2. Melde dich mit deinen persönlichen Zugangsdaten an, die du von Bunkerhosting erhalten hast.
3. Nach dem Login siehst du das Dashboard mit Übersicht über offene, bezahlte und überfällige Rechnungen.

Dashboard & Navigation

Das Dashboard gibt dir schnellen Überblick über:

• Offene, bezahlte und überfällige Rechnungen
• Letzte Zahlungen
• Anstehende Angebote und Projekte
• Benachrichtigungen und Updates

Über das Hauptmenü gelangst du zu:

• Rechnungen (Invoices)
• Angebote (Quotes)
• Gutschriften (Credits)
• Kunden (Clients)
• Projekte (Projects)
• Zahlungen (Payments)

Rechnungen

1. Klicke auf Rechnungen im Menü.
2. Wähle eine Rechnung aus, um Details anzuzeigen: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit, Status (Offen, Bezahlt, Teilweise bezahlt).
3. Du kannst die Rechnung herunterladen (PDF) oder direkt per E-Mail versenden.
4. Rechnungen mit eRechnung verfügbar enthalten auch die XML-Datei für elektronische Buchhaltungssysteme.

Tipps:

• Suche nach Rechnungen über Filter (Datum, Status, Kunde).
• Markiere Rechnungen als bezahlt, sobald die Zahlung erfolgt ist (falls du die Zahlungsoption selbst nutzt).

eRechnungen (ZUGFeRD/XRechnung)

• Alle Rechnungen werden als PDF + eRechnung bereitgestellt.
• Die XML-Datei kann direkt von Buchhaltungssoftware eingelesen werden.
• Kein Zusatztool erforderlich – ideal für steuerliche Pflichten oder automatische Buchhaltung.

Mobile App (Invoice Ninja)

1. Lade die App herunter:
   • Android
   • iOS
2. Wähle Self-Hosted (Selbst gehostete Instanz) als Option.
3. Server-URL: https://<deine-Firma>.office4.de
4. Login mit deinen Zugangsdaten.
5. Nach Login siehst du Rechnungen, Angebote, Projekte und Kunden.

Funktionen in der App:

• Rechnungen erstellen, ansehen & herunterladen
• Angebote verwalten und in Rechnungen umwandeln
• Projekte und Aufgaben einsehen
• Zahlungen prüfen und verwalten
• Push-Benachrichtigungen für neue Rechnungen oder Zahlungen

Projekte verwalten

Mit der Projektfunktion behältst du den Überblick über laufende Arbeiten oder Aufträge, die mit Rechnungen verknüpft werden können.

• Erstelle neue Projekte unter Projekte → Neues Projekt.
• Füge Aufgaben oder Meilensteine hinzu und weise sie Kunden oder Rechnungen zu.
• Projektfortschritt und Stundenaufwand können direkt erfasst werden.
• Abgeschlossene Aufgaben lassen sich automatisch in Rechnungen übernehmen.

Kundenverwaltung

• Kunden anlegen oder bearbeiten über Kunden (Clients).
• Verwalte Kontaktdaten, Rechnungsadresse und Zahlungsinformationen.
• Rechnungen, Angebote und Projekte lassen sich direkt einem Kunden zuordnen.

Zahlungen

• Im Menü Zahlungen siehst du alle eingegangenen oder offenen Zahlungen.
• Statusanzeigen:
  • Bezahlt – vollständig eingegangen
  • Teilweise bezahlt – Restbetrag offen
  • Offen – noch nicht bezahlt
• Zahlungen werden automatisch mit Rechnungen verknüpft.

Angebote & Gutschriften

• Angebote (Quotes) können im System eingesehen, bestätigt oder abgelehnt werden.
• Bestätigte Angebote wandeln sich automatisch in Rechnungen um.
• Gutschriften (Credits) werden auf zukünftige Rechnungen angerechnet.

Kommunikation & Benachrichtigungen

• Automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Rechnungen oder Angeboten.
• Alle Benachrichtigungen sind auch im System einsehbar.
• Fehlende Rechnungen oder Angebote bitte direkt beim Support melden.

Hilfe & Support

• Support: Ticketsystem

✅ Zusammenfassung der Funktionen